Datenschutzinformation für die Nutzung von Microsoft 365 inkl. Microsoft Teams

 

Die FHV geht mit Ihren personenbezogenen Daten sorgfältig und gewissenhaft um. Bei der Datenverarbeitung beachten wir die rechtlichen nationalen und europäischen Datenschutzbestimmungen. Stand: 19.02.2021

 

Zweck der Datenverarbeitung:

• Die Fachhochschule Vorarlberg nutzt Microsoft 365 als Basis für die Lehre und in der internen Verwaltung
• Microsoft 365 stellt dabei Werkzeuge für die Organisation (z.B. Kalender über Outlook, Aufgabenverwaltung über Planner oder Todo), Kollaboration (z.B. Emails über Outlook, Teams für Textnachrichten und Video-Konferenzen) und die Bearbeitung von Dokumenten (z.B. Word oder Excel) zur Verfügung. Dabei können diese Werkzeuge individuell oder in Gruppen (z.B. Lehrveranstaltungen, Arbeitsgruppen) genutzt werden
• Die Fachhochschule stellt allen Studierenden und Mitarbeiter:innen für die gerade beschriebenen Anwendungsfälle ein Microsoft 365 Konto zur Verfügung.
• Microsoft 365 (vormals Office 365) wird im Folgenden mit MS 365 abgekürzt.

 

Kategorien von betroffenen Personen, Datenkategorien:
Bei der Nutzung von MS 365 werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:

a) Von Personen, die MS 365 nutzen oder administrieren:

• Personenbezogene Basisdaten Name, Email, Gruppenzugehörigkeit (z.B. Kohorte oder Abteilung, Status)
• Daten welche Personen selber verarbeiten oder speichern (geschützt im persönlichen Bereich) oder Daten welche Personen in Gruppen (standardisierte oder individuell vergebene Berechtigungen) gemeinsam verarbeiten und speichern 
• E-Mail-Nachrichten und Anhänge, Office Dokumente, Kalender und Aufgaben
• Chat Nachrichten, Beiträge in Audio und Videokonferenzen
• Versendete oder geteilte Dateien oder Informationen aus geteilten Bildschirmen
• Metadaten zu den Anwendungen (z.B. Zeitstempel, Statusanzeigen)
• Technische Daten für die Optimierung des Betriebs und für den Support (Logfiles)

b) Von Personen, die in der Kommunikation und Dokumenten identifizierbar sind:

Es besteht die Möglichkeit, dass Nutzer:innen personenbezogene oder vertrauliche Daten verarbeiten, speichern und teilen können. Die internen Datenschutzvorgaben sind dabei verbindlich einzuhalten, das ist auch in den Ausbildungs- und Dienstverträgen festgelegt.

 

Rechtsgrundlagen:
Sofern Sie mit der FHV in einem Vertragsverhältnis stehen (Dienstvertrag, Ausbildungsvertrag) beruht die Datenverarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs 1 lit. b) DSGVO zur Vertragserfüllung und aufgrund der überwiegenden berechtigten Interessen der FHV GmbH, welche darin beruhen, einen modernen und effizienten Studien- und Forschungsbetrieb samt den dazugehörigen Verwaltungstätigkeiten zu führen. Darüber hinaus kann die Datenverarbeitung auch auf der Rechtsgrundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs 1 lit. a) DSGVO erfolgen.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, es besteht hierfür keine Verpflichtung. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch im vorgesehenen Umfang zur Vertragserfüllung erforderlich. Sofern Sie uns die notwendigen Daten nicht bereitstellen, können wir Verträge teilweise oder ganz nicht erfüllen.

 

Empfängerinnen und Empfänger:
- Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland; die Übermittlung erfolgt zur Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung.
- Microsoft Corporation, One Microsoft Way Redmond, Washington 98052, die Übermittlung erfolgt zur Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung für eigene Zwecke.

Informationen zum Datenschutz von Microsoft sind abrufbar unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und https://support.microsoft.com/de-de/privacy.

Wir weisen darauf hin, dass die Microsoft Corporation den Sitz in den USA hat, welche aus datenschutzrechtlicher Sicht als Drittstaat mit nicht angemessenem Datenschutzniveau gilt. Die FHV hat die Standardvertragsklauseln mit Microsoft Corporation vereinbart. Die Standardvertragsklauseln sind als Teile der Online Service Terms auf der Webseite von Microsoft unter https://www.microsoft.com/de-de/licensing/product-licensing/products.aspx als Anlage 2 des Nachtrags zum Datenschutz für Onlinedienste abrufbar.

Speicherdauer:
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach den Verarbeitungstätigkeiten der personenbezogenen Daten, die mittels der Microsoft Systeme erfolgen.
Protokolldaten werden für eine Dauer von 6 Wochen gespeichert, für Login Daten beträgt die Speicherdauer aus vertraglichen Gründen 26 Wochen.

Ihre Rechte gemäß der DSGVO
Gerne weisen wir Sie darauf hin, dass Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch haben. Anfragen beziehungsweise Anträge in diesem Zusammenhang können Sie an datenschutz@fhv.at richten.
Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit ebenfalls mittels E-Mail an datenschutz@fhv.at widerrufen, sofern die Verarbeitung aufgrund der berechtigten Interessen der FHV erfolgt, können Sie dagegen unter Berücksichtigung der Vorgaben gem. Art. 21 DSGVO begründet Widerspruch erheben, wobei die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf oder Widerspruch  erfolgten Datenverarbeitungen vom Widerruf unberührt bleibt.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine rechtswidrige Datenverarbeitung vorliegt, ersuchen wir Sie, sich mit uns unter datenschutz@fhv.at in Verbindung zu setzen. Darüber hinaus haben Sie dagegen das Recht auf Beschwerde, welche bei der Österreichischen Datenschutzbehörde als zuständiger Aufsichtsbehörde einzubringen ist.

 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:

Fachhochschule Vorarlberg GmbH, Campus V
Hochschulstraße 1, 6850 Dornbirn
info@fhv.at, +43 5572 792-0

Kontakt Datenschutzbeauftragte:r: datenschutz@fhv.at

Für Fragen und Anliegen in Zusammenhang mit dem Datenschutz an der FHV steht Ihnen gerne unsere interne Ansprechperson zur Verfügung, welche Sie per E-Mail unter datenschutz@fhv.at erreichen können.