FHV Vorarlberg University
of Applied Sciences

Datenschutz-Information für die Onlinebewerbung zum Studium

 

Wir gehen mit Ihren personenbezogenen Daten sorgfältig und gewissenhaft um. Bei der Datenverarbeitung beachten wir die rechtlichen nationalen und europäischen Datenschutzbestimmungen.

Zweck der Datenverarbeitung, Datenkategorien:
Wir verarbeiten automationsunterstützt alle personenbezogenen Daten und Unterlagen, die Sie uns mittels der Online-Bewerbung bekanntgegeben und an uns übermittelt haben, zunächst für die Überprüfung des Umstands, ob Sie die formellen Zugangsvoraussetzungen für das gewünschte Studium erfüllen und gegebenenfalls für die Durchführung des Aufnahmeverfahrens. Die Verarbeitung der Bewerbungsdaten ist erforderlich, damit über den Abschluss eines Ausbildungsvertrags entschieden werden kann.

Dabei werden folgende Datenkategorien verarbeitet: Stammdaten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort und -land, Geschlecht, Nationalität, akademische Grade, Matrikelnummer, Sozialversicherungsnummer), Kontaktdaten (z. B. Anschrift am Heimatort und Zustelladresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Bewerbungsdaten (z. B. Bewerbungsdatum, Studiengänge, Prioritäten, CV, Motivationsschreiben), gegebenenfalls Daten und Ergebnisse im Rahmen des durchgeführten Aufnahmeverfahrens.

Falls für das von Ihnen angestrebte Studium ein Aufnahmeverfahren mit einem automationsunterstützten Aufnahmetest durchgeführt wird, werden die Testunterlagen zur Auswertung pseudonymisiert an einen Dienstleister übermittelt.

Studienanfängerinnen und Studienanfänger mit einschlägiger beruflicher Qualifikation haben die vorgeschriebenen Zusatzprüfungen vor Studienbeginn nachzuweisen. Wenn Ihr Antrag auf Zulassung zu den Zusatzprüfungen genehmigt wird, sind Sie berechtigt, die Zusatzprüfungen abzulegen. Für die Zusatzprüfungen werden von Schloss Hofen, Lochau, Vorbereitungskurse angeboten. Falls Sie diese besuchen, stellt Schloss Hofen, Lochau, der FHV Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung und liegt eine gemeinsame Verantwortlichkeit der FHV und von Schloss Hofen für die Datenverarbeitung vor.

Sofern es nicht möglich ist, dass Sie für das Bewerbungsgespräch an die FHV kommen können, ist es allenfalls erforderlich, dass ein persönliches Bewerbungsgespräch über eine Videokonferenz durchgeführt wird. Dabei werden Ihre mit der Erstellung der Videokonferenz zusammenhängenden personenbezogenen Daten vom Anbieter der Video Communication Services verarbeitet und können nach dessen Datenschutzbestimmungen gespeichert werden. Bitte beachten Sie die entsprechenden Einstellungen und Datenschutzerklärungen des Videokonferenz-Anbieters.

Für die Zulassung zum Aufnahmeverfahren ist es erforderlich, dass Sie an der gesetzlich vorgesehene statistische Erhebung mittels Online-Formular unter www.statistik.at an die Statistik Austria teilnehmen (vgl. § 18 Abs 6 BilDokG 2020 idgF, UHSTAT 1).

Wenn Sie zum Studium zugelassen werden, können Sie den entsprechenden Ausbildungsvertrag über das Online-Bewerbungstool abschließen. Ihre Daten werden dann automationsunterstützt in den Studierendenakt übernommen. Ihr Portraitbild, welches Sie uns überlassen haben, wird dann zur Durchführung der mit dem Studium verbundenen Anforderungen für Ihr persönliches Profil im Campusmanagement-System sowie für die interne Kommunikation, für Fotolisten für die Studiengangsleitung und die Lehrbeauftragten und für Interviews verwendet. Darüber hinaus wird Ihr Portraitbild zu Ihrer Legitimierung auf die Campuscard aufgedruckt.

Sofern Sie in Österreich über keine Sozialversicherungsnummer verfügen, müssen Sie laut Bildungsdokumentationsgesetz ein Ersatzkennzeichen haben. Falls Sie bereits über ein derartiges verfügen, sind Sie verpflichtet, dieses der FHV bekannt zu geben. Wenn Sie noch nicht über ein derartiges verfügen, wird für Sie ein Ersatzkennzeichen über das „Portal Austria“ des Bundesrechenzentrums angefordert. Falls Sie nachträglich noch eine Sozialversicherungsnummer erhalten, sind Sie verpflichtet, der FHV unverzüglich eine Mitteilung zu machen. Ab diesem Zeitpunkt verliert das Ersatzkennzeichen seine Bedeutung und wird durch die Sozialversicherungsnummer ersetzt. Das Ersatzkennzeichen ist ausschließlich für Zwecke der Meldung von Studierendendaten gemäß Bildungsdokumentationsgesetz relevant und hat keinerlei Bedeutung in sozialversicherungsrechtlicher Hinsicht.

Wir verwenden Ihre Daten darüber hinaus, um Ihnen weiterhin für Sie interessante Informationen zum Studium und über Veranstaltungen der FHV zukommen zu lassen.

Rechtsgrundlagen: 
Sie stellen uns die Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, nämlich für eine allfällige Teilnahme am Bewerbungsverfahren für einen Studienplatz (sowie dem Abschluss des dazugehörigen Ausbildungsvertrags), zur Verfügung. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, es besteht hierfür keine Verpflichtung. Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist jedoch für den Vertragsabschluss erforderlich. Sofern Sie uns die notwendigen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten und Sie können im Bewerbungs- und Auswahlverfahren nicht berücksichtigt werden.

Die Verwendung Ihrer Daten für die Übermittlung von interessanten Informationen zum Studium und für Veranstaltungen der FHV ist als berechtigtes Interesse der FHV legitimiert, wobei das berechtigte Interesse der FHV in deren Bildungsauftrag und im Bestehen im Wettbewerb besteht (vgl. ErwGr. 47 zur DSGVO, http://www.privacy-regulation.eu/de/erwaegungsgrund-47-DS-GVO.htm). Sie können dieser Verarbeitung zu Direktmarketing-Zwecken jederzeit per E-Mail an unsubscribe@fhv.at widersprechen. In diesen Fällen bleibt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf unberührt davon.

Die Durchführung von Bewerbungsgesprächen über Videokonferenzsysteme erfolgt im Rahmen der Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs 1 lit. b) DSGVO als vorvertragliche Maßnahme.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten an die Statistik Austria erfolgt gemäß Art. 6 Abs 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.

Die Rechtsgrundlagen für die weitere Datenverarbeitung bilden die entsprechenden gesetzlichen Bestimmungen, wie z.B. das Fachhochschulstudiengesetz und das Bildungsdokumentationsgesetz.

Wenn Sie die Vorbereitungskurse für die Zusatzprüfungen in Schloss Hofen besuchen, arbeiten Schloss Hofen und die FHV in datenschutzrechtlicher Hinsicht zusammen, sodass eine gemeinsame Verantwortlichkeit vorliegt. Die Verantwortlichkeit wird derart zugeteilt, dass jede Institution für die in ihrem Bereich verarbeiteten personenbezogenen Daten zuständig ist, jedoch auch die von Schloss Hofen automationsunterstützt verarbeiteten Daten im selben Campusmanagementsystem (derzeit Academy 5) verarbeitet werden, wie jene der FHV. In diesem Zusammenhang zukommende Betroffenenrechte können bei der FHV unter datenschutz@fhv.at geltend gemacht werden.

Empfängerinnen und Empfänger: 
Die erhobenen Daten werden durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FHV verwendet und intern an die zuständigen Personen weitergeleitet. Bei ausländischen Zeugnissen und Urkunden ist es teilweise erforderlich, dass diese zur Bewertung der Vorbildung und zur Überprüfung von Beglaubigungen an das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung, an die zuständigen Botschaften oder Konsulate oder an eine Hochschule, an welcher Sie bereits einen akademischen Grad erworben haben, übermittelt werden.

Ebenso können im Rahmen des Bewerbungsverfahren zugezogenen externen BegutachterInnen Ihre Bewerbungsdaten und –unterlagen im erforderlichen Umfang zur Verfügung gestellt werden.

Für die Durchführung von Interviews im Rahmen des Aufnahmeverfahrens, mündlichen Prüfungen jedweder Art und sonstigen Gesprächsterminen im virtuellen Raum verwendet die FH Vorarlberg whereby.com oder Microsoft Teams.

Whereby.com
Mit der Verwendung von whereby.com werden Ihre personenbezogenen Daten von whereby.com erfasst und verarbeitet. Whereby.com hat den Sitz in der EU. Sie haben die Möglichkeit, mit entsprechenden Einstellungen ihre personenbezogenen Daten zu verwalten und zu löschen.

Nähere Informationen dazu sind abrufbar unter:

 

Microsoft Teams
Mit der Verwendung von Microsoft Teams werden Ihre personenbezogenen Daten von Microsoft Teams erfasst und verarbeitet.

Die Datenschutzerklärung von Microsoft finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Wie Sie Ihre personenbezogenen Daten verwalten können finden Sie unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement#mainhowtoaccesscontrolyourdatamodule

Wenn Sie das erste Mal zum Studium in Österreich zugelassen werden und noch an keiner Universität, Pädagogischen Hochschule, Einrichtung zur Durchführung von Fachhochschul-Studiengängen oder Privatuniversität zugelassen waren, ist die FHV verpflichtet, Ihnen eine Matrikelnummer zuzuordnen. Dafür werden Ihre Personendaten (z. B. Namen, akademischer Grad, Adressen, Geschlecht, Geburtsdatum, Reifeprüfungsdatum) an den Datenverbund der Universitäten, Pädagogischen Hochschulen und Fachhochschulen gemeldet und wird Ihnen von dort eine Matrikelnummer zugeordnet. Im Fall der Durchführung gemeinsamer Studien ist es zusätzlich erforderlich, dass Studierendenbeitragsdaten, Studiendaten und Studienerfolgsdaten an den Datenverbund gemeldet werden.

Aufbewahrungsdauer:
Im Bewerbungs-Tool gespeicherte, ungesendete Bewerbungen werden per Ende des jeweiligen Sommersemesters gelöscht.

Sofern Sie zum Studium zugelassen werden, werden Ihre personenbezogenen Daten und Unterlagen in den Studierendenakt übernommen und entsprechend der vorgesehenen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt und gespeichert. Die entsprechenden datenschutzrechtlichen Informationen werden Sie vor dem Abschluss des Ausbildungsvertrags erhalten.

Falls keine Zulassung zum Studium erfolgt, bleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns drei Jahre (gerechnet ab dem der Bewerbung folgenden Beginn des Wintersemesters) gespeichert. Nach diesen drei Jahren werden Ihre Bewerbungsunterlagen und die von Ihnen bereitgestellten Daten gelöscht, mit Ausnahme von Anrede, Name, Wohnadresse, Land, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und den Bildungsangeboten, für die Sie sich interessieren. Diese werden von uns weiterhin dazu verwendet, um Ihnen interessante Informationen zum Studium und für Veranstaltungen der FHV zukommen zu lassen. Dies solange Sie mit uns im Kontakt sind.

Wenn wir von Ihnen drei Jahre lang keine Rückantwort erhalten, werden Ihre Daten für Statistikzwecke anonymisiert. Unabhängig davon behalten wir uns vor, Ihre Daten auch früher zu anonymisieren oder zu löschen.

Ihre Datenschutz-Rechte gemäß der DSGVO: 
Gerne weisen wir Sie darauf hin, dass Sie hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch haben. Anfragen beziehungsweise Anträge in diesem Zusammenhang können Sie an datenschutz@fhv.at richten.

Sofern die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit ebenfalls mittels E-Mail an datenschutz@fhv.at widerrufen, sofern die Verarbeitung aufgrund der berechtigten Interessen der FHV erfolgt, können Sie dagegen begründet Widerspruch erheben, wobei die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf oder Widerspruch erfolgten Datenverarbeitungen davon unberührt bleibt.

Wenn Sie der Meinung sind, dass eine rechtswidrige Datenverarbeitung vorliegt, ersuchen wir Sie, sich mit uns unter datenschutz@fhv.at in Verbindung zu setzen. Darüber hinaus haben Sie dagegen das Recht auf Beschwerde, welche bei der Österreichischen Datenschutzbehörde als zuständiger Aufsichtsbehörde einzubringen ist.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
Fachhochschule Vorarlberg GmbH,
Campus V, Hochschulstraße 1, 6850 Dornbirn,
info@fhv.at, +43 5572 792-0

Datenschutzbeauftragte:r: erreichbar unter datenschutz@fhv.at

Für Fragen und Anliegen in Zusammenhang mit dem Datenschutz an der FHV steht Ihnen gerne unsere interne Ansprechperson zur Verfügung, welche Sie per E-Mail unter datenschutz@fhv.at erreichen können.